Organiser soi-même ses voyages : les étapes et outils indispensables

Depuis que les voyages font partie intégrante de ma vie, j’ai pu remarquer au fur et à mesure des échanges et des rencontres que l’organisation d’un périple à l’étranger peut parfois faire peur aux non initiés. Il y a quelque temps, j’ai par exemple reçu un message sur Facebook de Laura (encore une 😉 ) qui m’expliquait son désir profond de voyager mais également sa perplexité et son hésitation face à la tâche de préparation :

Je me pose beaucoup de questions auxquelles je pense que tu pourras répondre. […] J’ai un boulot mais j’aimerais vraiment voyager. Je n’ai jamais quitté l’Europe et j’ai pris une seule fois l’avion mais les beaux paysages m’attirent ainsi que les autres cultures. Je me demande donc par où commencer ?

Quand on a jamais vraiment voyagé, comment sauter le pas et se lancer dans l’organisation d’un voyage ? C’est le sujet que je vous propose d’explorer aujourd’hui. Rassurez-vous, organiser un voyage est à la portée de tous !  Avec du temps, de la patience et surtout, avec les bons outils, n’importe qui peut réussir à organiser le voyage de ses rêves. Mais encore faut-il en avoir l’envie. Car il existe sans doute autant de façons de voyager qu’il existe de touristes sur terre ! Alors, si vous trouvez les voyages organisés trop contraignants (ou trop chers) (ou les deux) et que vous êtes motivé, voici tout ce dont vous aurez besoin pour vous pencher sur la planification de vos voyages 🙂

A lire aussi – Voyager avec un bagage cabine : astuces et règles à respecter

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Organiser un voyage – Combien de temps à l’avance ?

Vous vous en doutez, on n’organise pas de la même façon un week end à Rome qu’un tour du monde sur trois ans… Le tour du monde n’étant pas ma spécialité, j’écrirai ici en me concentrant sur les voyages de courte et de moyenne durée. Avant toute chose, il est primordial de savoir si votre voyage se déroule en période de haute ou de basse saison touristique. Ces périodes étant différentes en fonction des destinations, il est important de se renseigner le plus tôt possible sur ce facteur.

Concernant les délais, voici un petit ordre d’idée du calendrier de mes préparations :

• J’organise mes courts séjours en Europe (capitales et/ou villes européennes) environ deux à trois mois à l’avance. J’ai pour habitude de choisir les dates exactes en fonction des prix les plus attractifs pour les vols. Je voyage la plupart du temps en période de basse saison touristique. Pour ces petits séjours en ville, l’offre d’hébergement et de transport étant généralement importante, il n’y a pas vraiment d’urgence à réserver trop longtemps à l’avance.

• En revanche, pour les destinations de courts séjours qui ne proposent pas une foule de possibilités d’hébergement et de transport (régions rurales, périples d’hiver), on peut commencer à faire ses réservations 4, 5 ou même 6 mois à l’avance pour être sûr d’avoir un maximum de possibilités.

• J’organise mes longs séjours en Amérique du nord environ 6 mois à l’avance. Là encore, le vol est à réserver en priorité mais pas trop à l’avance non plus. Acheter un billet d’avion un an à l’avance ne garantit vraiment pas d’obtenir le meilleur tarif !

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Un allié de premier choix : le guide papier

Une fois que votre destination est arrêtée, avant toute autre chose, prenez un après-midi pour aller écumer quelques rayons de guides touristiques ! Le guide papier est en effet l’outil incontournable pour commencer à organiser un voyage. Pourquoi ? Avant même de commencer à parler du programme et des activités, vous allez pouvoir mettre le nez dans toutes les informations à connaître absolument à propos de votre destination :

• les procédures administratives pour entrer dans le pays (carte d’identité pour l’UE, passeport et / ou visas pour le reste du monde) ;
• les compagnies aériennes qui desservent le pays ou la ville ;
• les caractéristiques climatiques ou météorologiques ;
• à quelle période est-il conseillé de voyager à cet endroit ?

… et toute sortes d’autres informations utiles.

Comment faire son choix dans cette jungle du guide touristique quand on y connaît rien ?

La plupart des guides d’aujourd’hui sont de bonne qualité : les informations sont globalement fiables et mises à jour régulièrement. On ne fera donc pas son choix en fonction du contenu mais plutôt en fonction de la forme du guide. Car ce qui vous fera réellement pencher pour tel ou tel guide, c’est son style : le style de rédaction, la ligne éditoriale, la mise en page, c’est une affaire de goûts ! Si tous les guides sur Rome vous diront d’aller visiter le Colisée, comparez la différence de contenu qui lui est consacré dans les différents guides : la masse d’informations sera plus ou moins dense, les conseils de visite ne seront pas tout à fait identiques etc. Le mieux est donc de prendre son temps, d’aller potasser et manipuler les guides dans les rayons avant de faire son choix.

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Mes guides préférés

Depuis le début, je suis à fond Guide du routard ! Très sincèrement, ne vous arrêtez pas à son aspect moyennement sexy. Certes, il ne s’agit pas des guides les plus imagés et colorés mais les informations et les conseils de visite sont vraiment de grande qualité. Et surtout, ils correspondent vraiment à la dynamique que je souhaite donner à mes voyages. Vous ne le savez peut-être pas mais on trouve de tout dans le routard et pas simplement des adresses… de routards ! Toutes les gammes d’hébergements et d’activités sont présentées et tous les types de voyageurs y trouveront leur compte.

D’un point de vue pratique, tous les guides du routard sont organisés de la même façon : l’espace (pays ou ville concerné) est quadrillé en quartiers ou en zones. Pour chaque zone, vous trouverez une section « Où dormir ? », « Où manger ? », « Où sortir » et « A voir, à faire ». Le tout avec des tonnes d’adresses classées selon le budget (de bon marché à une pure folie !) ainsi que quelques cartes. On trouve aussi un petit livret pratique en début ou fin de guide avec les informations utiles et quelques rappels historiques et/ou culturels sur la destination.

Bien sûr, il est tout à fait possible d’acheter plusieurs guides sur une seule et même destination. C’est même plutôt recommandé pour avoir un max d’informations et de conseils. Une fois que votre choix est arrêté, vous allez pouvoir commencer à potasser 🙂

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Les sites internet utiles

• Pour réserver les billets d’avion

Peu importe la destination et la longueur du vol, je recommande toujours de réserver directement les billets sur le site officiel des différentes compagnies. Pourquoi ? En cas de litige et/ou d’annulation, il est toujours mieux d’avoir le moins d’intermédiaires possibles. Les comparateurs sont un outil utile pour donner un aperçu des compagnies qui desservent les différentes destinations ainsi que les prix qui sont pratiqués par ces dernières. Une fois que vous aurez repéré les vols les plus intéressants, il est préférable d’effectuer l’achat directement sur le site de la compagnie. Les tarifs ne seront pas forcément plus attractifs sur le comparateur car les prix affichés à la base sont toujours majorés au final par des frais de gestion pas vraiment donnés.

Bon à savoir : N’oubliez pas de consulter la page des promotions et/ou des ventes flash sur le site de la compagnie. On peut y faire de très bonnes affaires ! C’est d’ailleurs par ce biais que j’ai trouvé par deux fois des tarifs très intéressants pour mes vols vers New York. Sinon, pour les petits vols en direction des principales villes d’Europe, foncez regarder du côté d’Easyjet ou de Ryanair.

• Pour réserver l’hébergement

Après 5 années de voyage, j’ai effectué environ 90% de mes réservations par le biais d’un seul et unique site : Booking.com. Année après année, je ne trouve toujours aucune critique à faire à l’encontre de ce géant d’Internet et j’ai surtout l’immense satisfaction de n’avoir jamais eu la moindre expérience regrettable avec eux. Il leur est même arrivé de solutionner pour nous des erreurs imputables aux seuls établissements où nous avions réservé.

Pourquoi je fais toujours confiance à Booking après plus de 70 réservations passées sur le site :

• on ne trouve pas que des hôtels mais aussi de plus en plus d’hébergements insolites et/ou de locations d’appartements.

• on peut joindre le service client en français 24/24h.

• j’aime la flexibilité, la possibilité de pouvoir annuler mes réservations si besoin et de pouvoir payer sur place sans nécessairement avancer la somme en amont.

• les tarifs sont souvent très avantageux et on peut profiter d’offres super avec le programme de fidélité Genius.

Attention, tous les hôtels de Booking ne possèdent pas les mêmes règlements en matière d’annulation tardive et/ou de paiement. Pensez avant toute chose à prendre connaissance des conditions propres à chaque hôtel ainsi que des usages en matière de paiement dans les différents pays. Par exemple en Amérique du nord, les tarifs des hôtels sont affichés hors taxes, il faudra rajouter sur place entre 10 et 15% de la somme totale.

Quid de la location d’appartement ?

Bien sûr, il m’est aussi arrivé de réserver des hébergements en passant par d’autres plateformes ou bien directement sur le site de l’établissement lorsqu’il n’y a pas d’autres solutions. Malgré la tendance actuelle, je ne suis pas vraiment une adepte de la location d’appartement entre particuliers : trop d’appartements qui laissent à désirer, de problèmes de législation, de propriétaires difficiles à contacter… J’aime avant tout partir l’esprit léger et éviter au maximum les imprévus de dernière minute, je privilégie donc toujours les réservations avec des professionnels de l’hébergement. Attention, je ne dis pas que cette méthode est absolument sans failles, il s’agit simplement de celle qui correspond le plus à ma façon de voyager.

• Pour réserver les activités et les visites sur place

Une fois que l’on a repéré dans le(s) guide(s) les activités qui nous intéressent le plus, il est toujours utile d’ajuster et/ou de compléter cette liste grâce à TripAdvisor. Véritable mine d’informations, le site permet de visualiser rapidement les avis les plus récents sur les attractions et les différents sites touristiques, mais aussi sur les hôtels, les restaurants etc… Depuis quelque temps, il est également possible de réserver directement sur TripAdvisor des visites et des excursions touristiques.

Pensez à réserver vos billets à l’avance pour éviter de perdre du temps sur place

Peu importe la destination, toutes les villes / pays / régions ont leurs attractions phares, celles qui attirent les foules et qui font la renommée des lieux à l’international. De nos jours, il est devenu très facile d’éviter de perdre un temps fou dans des files d’attentes gigantesques pour acheter les billets d’entrée de ces attractions. En ayant suffisamment préparé le voyage en amont, il est tout à fait possible d’avoir une idée précise des visites et des activités prévues. On peut tout à fait dresser une liste et réserver les billets des attractions les plus incontournables, celles que l’on visitera forcément d’une manière ou d’une autre. Depuis plusieurs années, je recommande d’effectuer ces réservations sur la plateforme française Ceetiz. Impossible de ne pas y trouver ce qu’on cherche (des grands sites incontournables des plus grandes villes touristiques aux petites visites organisées par des locaux dans des lieux beaucoup moins fréquentés). Les tarifs sont également négociés de façon très avantageuse et il est possible de joindre le service client (en français bien sûr) toute la journée par téléphone ou par mail.

• Les forums de voyageurs pour des conseils supplémentaires

Enfin, si malgré tout ce que vous aurez déjà lu sur votre futur voyage il vous reste encore des points à éclaircir, vous pouvez encore aller faire un tour du côté des forums de voyageurs. Avec plus d’un million de membres inscrits, voyageforum est le plus important de la communauté francophone. En fouinant un peu, vous finirez toujours par trouver quelqu’un qui s’est posé la même question que vous et à qui les autres membres ont répondu. Et quand bien même votre question n’aurait jamais été posée, vous trouverez forcément quelqu’un pour y répondre. Sinon, les forums du routard et de Tripadvisor sont également très actifs.

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Planification versus improvisation

Lorsqu’il est question de l’organisation d’un voyage, on réalise vite qu’il existe deux grandes écoles en la matière. Ceux qui planifient tout dans les moindres détails avec un planning ultra précis et ceux qui pensent que trop d’organisation dénature en partie l’expérience de voyage. Personnellement, je ne m’inscris pas vraiment dans l’un ou l’autre de ces courants. Il existe bien trop de particularités propres à chaque voyage pour dire qu’une façon de faire est mieux que l’autre.

En revanche, quand on me pose la question, je mets toujours en garde contre la tentation d’établir un planning beaucoup trop rigide ou dense.  Dans les faits, beaucoup de choses peuvent perturber nos plans (problèmes de transport, aléas dus à la météo etc…), il faut donc en tenir compte et organiser des journées globalement modulables. De mon côté, je fonctionne généralement grâce à un système de liste : je pars en sachant quelles activités je veux faire et je planifie ensuite plus précisément mes journées sur place en fonction de différents éléments (fatigue, météo, affluence etc…).

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De l’importance de l’assurance santé en voyage

S’il est un sujet sur lequel je ne plaisante pas, ni dans mes expériences de voyage, ni sur mes blogs, c’est bien sur la question de l’assurance santé. J’ai pris conscience de l’importance d’avoir une bonne couverture en voyage après un problème de santé et une nuit passée aux urgences à New York. On le sait tous, les frais de santé sont exorbitants de l’autre côté de l’Atlantique mais on en prend tout à fait conscience qu’une fois que l’on se trouve réellement confronté au problème.

Et même si les coûts ne sont pas aussi impressionnants en Europe, je reste une fervente partisante du « mieux vaut prévenir que guérir ».  Alors, pensez absolument à vous munir d’une carte européenne d’assurance maladie pour les pays concernés ou bien à souscrire une assurance santé voyage pour la durée de votre séjour. Quand on organise des voyages à plusieurs centaines voire milliers d’euros, le montant de l’assurance ne représente au final qu’un grain de sable dans la montagne des dépenses engagées. Les forfait proposés par Chapka s’adaptent par exemple à tous les types et toutes les durées de voyage : on trouve des contrats spéciaux pour les voyages en Amérique du nord avec des plafonds de remboursement très élevés et même des forfaits spéciaux tour du monde !

Pour les plus soucieux d’entre vous, les compagnies d’assurance permettent aussi d’opter pour une couverture annulation en cas de problème de dernière minute mais aussi à des options de compensation pour retard de vol et/ou perte de bagages.

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Le guide de conversation pour se sortir de toutes les situations

Dernière petite chose à ne surtout pas oublier dans la valise : le guide de conversation qui peut réellement s’avérer être une bonne bouée de sauvetage. En cas d’incompréhension (et Dieu sait que les situations problématiques peuvent être nombreuses en voyage), vous aurez toujours sur vous de quoi vous faire comprendre un minimum. Il en existe dans toutes les langues et les guides ne coûtent généralement que quelques euros.

Voir les guides de conversation disponibles sur Amazon

Bon à savoir : Pour les voyageurs fréquents, plutôt que d’investir dans un guide de conversation à chaque voyage dans un pays différent, il existe le fameux mini guide G’palémo du Routard. Rempli de petites illustrations universelles, il permet de montrer à son interlocuteur l’objet ou le lieu recherché et ainsi de se faire comprendre partout sur la planète sans avoir besoin de prononcer le moindre mot. Un véritable incontournable à avoir toujours sur soi !

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Et voilà, vous avez désormais toutes les clés en main pour organiser un voyage à votre image. Mais surtout, n’oubliez pas que même si vous avez tout planifié jusqu’au moindre détail, les imprévus et les changements de dernière minute font aussi partie de tous les voyages ! Alors détendez-vous, profitez et n’oubliez pas d’envoyer les cartes postales ! Si jamais il vous reste encore des questions après la lecture de cet article, n’hésitez pas à les poser dans les commentaires pour que les réponses puissent aider les autres lecteurs 😉